- Mission principale du poste
Le ou la chargé.e d’accueil – secrétariat est souvent le 1er contact que les habitant.e.s ont avec l’association. Sa capacité à accueillir de manière bienveillante, ainsi que sa capacité à informer de manière fiable, a donc une incidence forte sur la relation que les habitants et habitantes nouent avec l’association.
En ce sens, sa mission principale est de faire vivre de manière conviviale, bienveillante et fiable l’espace d’accueil.
- Les spécificités du poste
Il ou elle interviendra dans les locaux de l’association, basée au Port du Rhin.
Travail occasionnel en soirée ou week-end.
- Missions du poste
Animation de l’espace d’accueil
- Garantit un accueil convivial et bienveillant de tous et toutes,
- Reçoit et orienter les appels téléphoniques ;
- Assure une interface de communication entre l’équipe et le public (transmission des messages, centralisation des informations) ;
- Accueille et renseigne les personnes ;
- Enregistre et encaisse les paiements ;
- Gère les inscriptions aux activités ;
- Oriente et renseigner les personnes.
Participation à l’activité d’animation et d’information :
- Gère le lieu d’accueil et l’affichage des informations ;
- Gère le planning d’occupation des salles de la structure ;
- Crée des supports de communication (flyer, affiches, …)
Préparation des salles lors de réunions et des manifestations :
- Met en place les tables et chaises ;
- Prépare les collations (café, thé…) ;
Gestion administrative :
- Suit les courriers
- Assure les tâches courantes de secrétariat (mise en page, publipostage, mise sous plis, archivage)
- Effectue des recherches d’informations diverses
- Gère les stocks du matériel administratif.
- PROFIL DU POSTE
- Savoirs
- Utilisation de l’outil informatique (Word, Excel, logiciel métier)
- Utilisation de Canva (ou autre logiciel de création de flyer)
- Utilisation du standard téléphonique
- Techniques d’accueil et de communication
- Technique de secrétariat (mise en page, publipostage, archivage, classement…)
- Bonne maitrise du français oral et écrit
- Savoirs faire
- Capacité à chercher une information
- Capacité à aguiller les usagers vers le bon interlocuteur (interne ou externe)
- Capacité à faire l’interface d’information entre les usagers et l’équipe du CSC
- Savoirs être
- Être accueillant.e, souriant.e, et bienveillant.e;
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir être discret.e ;
- Faire preuve de réactivité et de dynamisme ;
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité ;
- Contraintes éventuelles liées au poste
- Petite manutention physique pour la mise en place des salles ;
- Horaires 3 jours/ semaine : 9h00-12h30/ 14h-18h30 ; 2 jours/semaine : 13h30-20h
- Travail occasionnel sur des week-ends ou jours fériés en fonction des animations globales.
Début de contrat : 3 janvier 2022
Contrat : CDD de 1 an pouvant évoluer vers un CDI
Salaire : 1380€ net/mois