Finalités du poste :
- Assister l’équipe dirigeante sur la gestion administrative de divers dossiers
- Saisie, dactylographier, rédiger des documents, courriers, notes, rapports
- Assurer des temps d’accueil physique, téléphonique, mailings
- Assurer des permanences d’accueil et effectuer des inscriptions à partir du logiciel
- Assurer une fonction de veille et d’alerte sur les dossiers pour bien anticiper les tâches à effectuer
Missions :
- Gérer des agendas, plannings
- Organiser, classer, archiver
- Elaborer le suivi à partir d’outils techniques clairs les documents administratifs
- Assurer une information courante auprès des adhérents, partenaires, collaborateurs à travers divers moyens (courriers, mailing, téléphone)
- Préparer des documents, constituer des dossiers pour des réunions, des bilans, relances (rédiger des courriers, des notes, des rapports etc…)
- Etablir des statistiques à partir des logiciel d’inscriptions et mise en forme de document de synthèse
- Gestion des stocks, des prêts de véhicules, clefs, téléphone…et tout le matériel
- Assurer des liens avec tous les prestataires, les collaborateurs, les partenaires pour une gestion rigoureuse des dossiers administratifs
- Assurer un reporting permanent auprès de l’équipe de direction
- Accompagner les équipes pour une bonne organisation des outils partagés
Compétences, expériences et qualités requises :
- Connaissance en matière d’administration, de classement
- Connaissance du milieu associatif
- Connaissance des Institutions est un plus (CAF, ville, CD, état etc…)
- Aptitudes relationnelles et sens de la discrétion professionnelle
- Capacité de travail en équipe et en réseau, rigueur
- Capacité rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautique (Pack office, TIC, outlook…)
- Capacité d’écoute, de travail collaboratif, initiative et autonomie
- Maitrise de l’environnement AIGA est un plus (logiciel comptabilité Cloé et Noé)
- Etre volontaire pour se documenter afin de connaître la convention collective – Ethique
Conditions
- BAC +2 ou équivalent
- Recrutement sous CDI, 17h30 par semaine, les horaires seront à définir en concertation
Salaire entre 948 € et 1074€ brut/mensuel (convention ECLAT / application des dispositions de la CCN de l’Animation). -œuvres sociales, mutuelle -Permis B indispensable.